Для начала ответим на вопрос: зачем люди читают документ? Чтобы получить ответы!.. Возможно, существуют и другие цели, но мы здесь их не рассматриваем.

Теперь определение. Написать документ - грамотно изложить мысли на письме. Ключевым словом в этом определении является слово "грамотно", т.е. со знанием дела. Читатель должен без усилий и раздражения прочитать документ и получить ответы в полном объеме - это главное и основное.

В чем сложность изложения мыслей на письме? Когда мы разговариваем, мы не сильно задумываемся о последовательности изложения и ясности изложенного. Это происходит потому, что наш собеседник всегда может задать вопрос, если ему что-то не понятно. Когда же мы читаем документ, у нас нет возможности задать вопросы автору. Сложность написания документа заключается, как раз, в том, чтобы у читателя не возникало вопросов - читателю должно быть все понятно без ответов на уточняющие вопросы.