Первое, что нужно сделать, - это ответить на следующие вопросы:

• Какова цель документа?
• Кто читатель документа?
• На какие вопросы должен отвечать документ (далее эти вопросы будем называть вопросами содержания)?

Зачем нужно определять цель документа?

Понимание цели документа позволяет определить вопросы содержания и границы документа. Цель документа позволяет сосредоточиться на главном.

Зачем нужно понимать, кто читатель?

Важно с самого начала понимать, для какой аудитории рассчитан документ.

• Не понимая, кто будет читать документ, невозможно изложить мысли просто и понятно.
• Не понимая, кто будет читателем, невозможно определить вопросы, на которые необходимо дать ответы в документе.
• Без понимания, для какого читателя рассчитан документ, мы не сможем даже начать его, так как не будем понимать, что уже известно читателю.

Зачем нужны вопросы содержания?

Вопросы, на которые должен отвечать документ - это, по сути, и есть структура документа. Составляя список вопросов, обязательно нужно проверять, что каждый вопрос соответствует цели документа. Вопросы, которые не соответствуют цели, не должны участвовать в документе, в противном случае вам нужно пересмотреть цель.

Пример

Цель статьи

Научить читателя грамотно (со знанием дела) писать документы.

Читатель

Любой человек, окончивший 11 классов средней школы.

Вопросы содержания

Вопросы, на которые должен получить ответы человек, окончивший 11 классов, чтобы научиться грамотно писать документы:

• Каковы требования к изложению материала (к содержимому документа)?
• Из каких частей состоит документ?
• Как написать документ?
• Какие разновидности бизнес-документов существуют?
• Каковы практические советы?

Проверяем корректность вопросов.

Каковы требования к изложению материала (к содержимому документа)? Ответ на этот вопрос не противоречит цели документа - полезный вопрос.

Из каких частей состоит документ? Очевидно, что ответ на этот вопрос будет полезен нашему читателю - не противоречит цели.

Как написать документ? Слишком абстрактный вопрос, в таком виде не годится, его нужно раскрыть.

Какие разновидности бизнес-документов существуют? Противоречит цели. Ответ на этот вопрос будет лишним (находится за границами документа). Исключаем этот вопрос.

Каковы практические советы? Очень полезный вопрос, оставляем.

Пробуем еще раз:

• Из каких частей (разделов) состоит документ?
• Каковы требования к изложению материала (к содержимому документа)?
• Каковы действия и их порядок при написании документа?
• Каковы практические советы?

Обратите внимание, что порядок следования вопросов также был изменен, теперь вопросы последовательны.

Для первоначального варианта список вопросов очень даже неплох. Теперь, когда мы ответили на главные вопросы, мы можем приступить к изложению материала.