Основные требования к документу

2012, June 13
Станислав
Начало статьи: Как написать документ

Предложения должны быть короткими как мысль пролетариата.

Все изложенное в этом разделе является важным. Если вы чем-то пренебрежете, то, скорее всего, ваш документ не будет иметь успеха.

 

Любой грамотный документ должен отвечать следующим требованиям:

  • Документ должен быть понятным.
  • Документ должен быть простым.
  • Документ не должен быть двусмысленным.
  • Документ должен быть последовательным.
  • Документ должен быть ограниченным.

 

Основные требования к документу - Документ должен быть понятным

Очень важно в документе использовать только понятные для читателя слова. В документе не должно быть незнакомых для читателя слов.

Вы обязательно должны понимать, для какой аудитории пишите документ. Например, если вы пишете для детей или заказчика, то не нужно использовать сложные профессиональные термины из вашей области, лучше подбирать слова, которыми пользуются ваши читатели (точно известны вашим читателям). Если без сложных профессиональных терминов не обойтись, то сначала нужно предоставить описание предметной области (раздел "Терминология").

 

Основные требования к документу - Документ должен быть простым

Простой для понимания документ - документ, не требующий усилий для чтения и понимания, т.е. при изложении материала не используются предложения со сложными конструкциями и запутанным изложением.

Пример сложного для восприятия предложения (случайным образом найден в Интернете).

Проходя по аллее в парке, сверкающей палыми жёлтыми листьями на чёрном асфальте мокрым от дождя, только что прошедшего, невольно размышляя о бренности всего сущего, злой, обиженный на тёщу и жену, сетующий на превратности судьбы, Иван решил повеситься.

(Ответы mail.ru, Жаб Лягушинский)

Пример простого для восприятия текста.

Только что прошел дождь. Злой и обиженный на жену и тещу Иван шел по аллее в парке. Аллея сверкала желтыми листьями, упавшими на черный и мокрый асфальт. Иван шел и размышлял о бренности всего сущего и сетовал на превратности судьбы. Все это подтолкнуло Ивана к решению повеситься.

 

Основные требования к документу - Документ не должен быть двусмысленным

Особое внимание нужно уделить тому, чтобы ваши мысли не были двусмысленными. Иногда нам кажется, что все однозначно понятно, но другой человек может понять все иначе. Когда человек не понял что-то, он задает вопросы или ищет ответы в других источниках, в таких случаях ничего страшного не происходит. Главная опасность заключается в том, что когда человек понял что-то неправильно, он уже не ищет подтверждений и не задает вопросов, он уверен в том, что все понял правильно, в результате чего может сделать серьезную ошибку.

 

Основные требования к документу - Документ должен быть последовательным

Очень важно последовательно излагать материал. Нельзя, чтобы что-то излагалось, опираясь на материал, который будет приведен дальше по тексту. Непоследовательно изложенный материал делает документ непонятным и сложным для восприятия, т.е. приводит к нарушению предыдущих требований.

Обращаю ваше внимание на то, что изложить материал последовательно является одной из самых сложных задач. Нередко между материалами в документе бывают непростые зависимости, в таких случаях изложить материал последовательно является сложной аналитической задачей, которая может потребовать массу усилий и необходимости много раз переписывать документ.

 

Основные требования к документу - Документ должен быть ограниченным

Границы документа - это не просто красивые слова. Документ должен предоставлять материал в полном объеме и при этом не предоставлять лишнего. Все лишнее будет раздражать читателя, и восприниматься им как шум (мусор). Все, что будет недосказано, будет создавать у читателя вопросы.

 

Очень важно, чтобы читатель получил нужные ему ответы из вашего документа, и сделал это комфортно.

 

Рекомендовать "Основные требования к документу"